Personuppgiftspolicy PAM’s Städservice
PAM’s Städservice är mån om personlig integritet och att skydda de personuppgifter vi behandlar. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
När individer har kontakt med oss innebär det att personuppgifter lämnas till oss. I verksamheten kan det också ske att personuppgifter insamlas och behandlas avseende kontaktpersoner hos leverantörer, kunder och andra externa parter. I följande policy beskrivs hur vi samlar in, blandar och delar personuppgifter. Vidare beskrivs även de rättigheter som de registrerade har samt våra kontaktuppgifter.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med uppdrag, kontakt, anställning eller annars delas med oss i samband med uppdragsförberedelse eller administration. I huvudsak samlar vi in personuppgifter direkt från berörda personer men det kan förekomma att vi inom ramen för uppdraget får information om involverade personer utan att informationen kommer direkt från dessa personer.
De personuppgifter vi behandlar i ovan beskrivna sammanhang kan röra kontaktuppgifter (exempelvis namn, titel, arbetsgivare, postadress, telefonnummer och e-postadress), identifieringsinformation (exempelvis födelsedatum/personnummer), faktureringsinformation (exempelvis organisationsinformation, kontonummer och skatteinformation).
En stor del av vår kommunikation sker via e-post, sms och telefonsamtal. Den här typen av kommunikation innebär i princip alltid att personuppgifter delas med oss och behandlas av oss. Den som ringer oss, skickar post till oss eller skickar e-postmeddelanden till oss lämnar i regel alltid personuppgifter som kan hänföras till en individ.
Vad är ändamålen med vår personuppgiftsbehandling?
Personuppgiftsbehandlingen som vi utför sker för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot våra kunder eller kunna svara på frågor från de som kontaktar oss. Dessutom behöver vi behandla personuppgifterna för att kunna tillvarata våra kunders intressen, sköta administration i samband med de uppdrag vi åtar oss samt uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag.
PAM’s Städservice behandlar även personuppgifter i egenskap av arbetsgivare för att kunna fullgöra åtaganden enligt arbetsrättslig lagstiftning.
Vad är den lagliga grunden för vår personuppgiftsbehandling?
Vid behandling av information om kunder så är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra vårt uppdragsavtal med kunden samt för att uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag.
Vid behandling av personuppgifter hänförlig till leverantörer eller dessas företrädare och andra externa parter så är den lagliga grunden för denna behandling vårt berättigade intresse av att administrera relationen samt att fullgöra våra avtalsförpliktelser.
Vid behandling av personuppgifter hänförlig till anställda så är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med den anställde samt för att uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag.
Vem har tillgång till de personuppgifter vi behandlar?
Endast de personer som behöver behandla personuppgifter för de ändamål vilka de behandlas har tillgång till personuppgifterna. Inga personuppgifter förs utanför EU. Vi granskar regelbundet våra processer för att säkerställa att samtliga uppgifter är säkra och skyddade.
Vår hemsida är uppbyggd hos Loopia, information om hur de hanterar personuppgifter finns här: https://www.loopia.se/omloopia/dataskydd/
För intern ekonomi och redovisning använder vi oss av en extern ekonomikonsult, samt programmet Fortnox.
Vad gäller personalrelaterade frågor använder vi oss av SmartHamster för dokumentationshantering vad gäller våra arbetsrättsliga åtaganden i förhållande till våra anställda.
Genom Tengella och Mina Städtjänster kan vi erbjuda en kundportal samt administrera kundrelaterad information och instruktioner för att försäkra att vi uppfyller våra skyldigheter och överenskommelser med våra kunder.
Hur länge sparas personuppgifter?
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om inte uppgifterna får eller behöver sparas längre enligt rådande tillämplig lag.
Uppgifter rörande städuppdrag, som exempelvis instruktioner för städning och åtkomst, raderas när uppdraget har avslutats. Bokföringsrelaterad information kopplad till uppdrag sparas dock så länge som bokföringslagen kräver.
Vilka rättigheter har den vars personuppgifter behandlas av oss?
PAM’s Städservice AB, med organisationsnummer 556832-0757, är personuppgiftsansvarig för all dess personuppgiftsbehandling. Det innebär att vi ansvarar för att personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
De vars personuppgifter behandlas av oss har rätt att:
- få veta vilka personuppgifter vi behandlar om denne,
- begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om denne rättas,
- begära att vi raderar dennes personuppgifter (om exempelvis personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om ett lämnat samtycke återkallas) eller begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas,
- invända mot en viss behandling av dennes personuppgifter, samt
- under vissa förutsättningar, rätt att få ut sådana personuppgifter som tillhandahållits i ett maskinläsbart format och överfara dessa till en annan personuppgiftsansvarig.
Vid frågor eller klagomål på vår personuppgiftsbehandling eller begäran om utövande av rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta oss via e-post på info@pamstadservice.com.
Klagomål rörande vår personuppgiftsbehandlings förenlighet med dataskyddsförordningen kan lämnas in hos Integritetsskyddsmyndigheten vilken är tillsynsmyndighet för vår personuppgiftsbehandling.